Birçok işletmede stok sayımı sonrası konuşulan cümle neredeyse standarttır: “Kayıtta 12 görünüyor, rafta 9 var.” Ardından ikinci standart cümle gelir: “Nasıl olur, bütün hareketleri yazıyoruz ki?”
İki cümle de samimidir. Fark, kayıt ile günlük hareket arasındaki küçük kopuklukların birikmesinden doğar; bu nedenle kaynağını bulmak kolay değildir.
Fark tek hatadan değil, küçük anlardan doğar
Stok farkını araştırmaya “büyük hatayı” arayarak başlanır: yanlış girilmiş bir irsaliye, unutulan bir iade. Bazen bulunur da. Ama gözlemlediğimiz tabloda fark çoğunlukla tek bir hatadan değil, birkaç küçük anın toplamından oluşur:
- Müşteri kapıdayken aceleyle verilen ve “sonra düşerim” denilen bir kutu
- Numune olarak çıkan, hiçbir kayda girmeyen bir ürün
- İade gelip rafa konan ama sisteme dönmeyen bir koli
- Hasarlı diye kenara ayrılan ve iki envanter arasında kalan bir adet
Bu anların ortak özelliği: hepsi işin gerçekten yoğun olduğu anlarda yaşanır. Kayıt, işin doğal akışına yetişemediği yerde kopar.
“Akşam girerim” en pahalı cümledir
Mal kabulünde sahne hep aynıdır: araç kapıda, telefon çalıyor, irsaliye “akşam girerim” denerek masaya bırakılır. Akşam başka bir iş çıkar. Ertesi gün kaydı yapan kişi, malın nereye konduğunu artık hatırlamaz; belki o gün izinlidir ve irsaliye bir hafta masada bekler.
Buradaki sorun disiplinsizlik değildir. Sorun, kayıt işleminin işin yapıldığı yerden ve anından koparılmış olmasıdır. Kayıt masada, iş rafta yaşanıyorsa arada küçük açıklar birikir.
Fark neden hep en kötü anda ortaya çıkar?
Stok farkının en yıpratıcı özelliği zamanlamasıdır. Fark, sayım günü ortaya çıksa yönetilebilir bir muhasebe konusu olurdu. Gerçekte ise çoğunlukla müşteriye “var” denildiği anda ortaya çıkar: sipariş alınmıştır, kayıtta 12 görünmektedir, rafta 9 vardır. O andan sonra seçenekler hep kötüdür: teslimi geciktirmek, aceleyle ve pahalıya tedarik etmek ya da müşteriye geri dönüp “yokmuş” demek.
Yani stok farkı aslında bir depo problemi değil, bir söz verme problemidir. Kayda güvenilemiyorsa işletme müşterisine güvenle söz veremez.
Excel neresine kadar yeter?
Birçok işletme stok takibini Excel’le yürütür; araç yaygındır, ekipler tarafından bilinir ve esnektir. Stok hareketleri, kullanıcı yetkileri, rezervasyonlar ve işlem geçmişi arttıkça tabloyu güncel ve tutarlı tutmak zorlaşır. Bu aşamada yalnızca kayıt tutan bir tablo yerine iş akışını yöneten bir sisteme ihtiyaç duyulur.
Biz TechPerLab’de yayındaki stok ve operasyon ürünümüz Sevkora’da tam bu çekirdeği hedefliyoruz: stok hareketinin sonradan hatırlanması yerine, oluştuğu anda ayaküstü kaydedilebilmesini. Sevkora, stok hareketinin oluştuğu anda kaydedilmesine ve raftaki sayı ile kayıttaki sayının tutarlı kalmasına odaklanır.