Bir hukuk bürosunun günlük ritmini biraz yakından izlerseniz, tekrar eden bir sahne görürsünüz: gün içinde birkaç kez, elde olmayan bir duraksama. “Şu dosyanın cevap süresi ne zamandı?” Takvime bakılır, orada yoktur. Ajandaya bakılır, geçen haftanın sayfasındadır. En sonunda dosya açılır ve tarih, dosyadaki bilgiler üzerinden yeniden hesaplanır.
Bu yazı bir ürün tanıtımı değil; bu alışkanlığın neden bu kadar yaygın ve neden bu kadar dayanıklı olduğuna dair bir gözlem. Usul kurallarına dair bir açıklama da değil: sürelerin nasıl başladığı ve ne kadar işlediği dosyaya göre farklılaşır. İstisnalar dosyanın mevzuatına ve somut koşullarına göre değişir. Bu değerlendirme hukukçuya aittir.
Dosyaların takvimi birbirinden ayrılır
Hukuk pratiğindeki süre takibini sıradan bir “yapılacaklar listesi”nden ayıran şey, tarihlerin çoğunun büronun planlaması olmamasıdır. Hangi sürenin ne zaman başladığı ve ne kadar işlediği dosyadan dosyaya, işlemden işleme değişir; kural da istisna da dosyanın koşullarına bağlıdır.
Bu yüzden bir büronun “takvimi” aslında tek bir takvim değildir; aynı anda işleyen onlarca ayrı sayaçtır. Dosya sayısı arttıkça süreleri yalnızca hafızayla takip etmek güçleşir; ama alışkanlık, dosya sayısının az olduğu günlerden kalmadır.
Yazılmayan tarih değil, yarım yazılan tarih tehlikelidir
Gözlemlediğimiz bürolarda tarihler aslında bir yere yazılıyor. Sorun şu: hepsi aynı yere yazılmıyor. Duruşma günü ajandada, bir süre notu dosyanın kapağında, bir başkası yapışkan notta. Sistem yok değil; sistem dağınık.
Dağınık sistemin en sinsi yanı, çoğu zaman çalışıyor olmasıdır. Tarihler genellikle kaçmaz; çünkü avukat, farkında bile olmadan, sürekli bir zihinsel tarama yapar. Hafta sonu gelen “acaba bir şey kaçırdım mı?” hissi tam olarak budur: sistemin eksiğini kapatan görünmez emek.
Süre hatalarının etkisi ağır olabilir
Süre takibindeki hatalar bazı dosyalarda telafisi güç sonuçlar doğurabilir. Bu nedenle tarihlerin yalnızca hafızaya bırakılmadan görünür ve düzenli biçimde takip edilmesi önemlidir.
Neden yazılım bu alışkanlığı kolayca değiştiremiyor?
Çünkü önerilen çözümlerin çoğu, avukatın gününe yeni bir iş ekler: sisteme veri girmek. Günü zaten dolu bir insanın, “kafamda zaten duruyor” dediği bilgiyi bir de programa yazması, kısa vadede ona kazanç gibi görünmez. Alışkanlığı değiştirebilecek yazılımın çıtası bu yüzden yüksektir: kayıt işlemi günlük iş akışına uyum sağlamalı ve ek yük oluşturmamalıdır.
Biz TechPerLab’de hukuk profesyonelleri için geliştirdiğimiz Vekilya’da tam bu noktayı hedefliyoruz: hangi dosyada hangi sürenin işlediğinin tek bakışta görünür olmasını. Hedefimiz sade bir sonuç: “hafta sonu içim rahat” diyebilmeniz.
Bu yazı bilgilendirme amaçlıdır; hukuki danışmanlık değildir ve hukuki süreçlere ilişkin karar dayanağı olarak kullanılamaz.