Stok takibine Excel ile başlamak neredeyse bir gelenektir. Araç tanıdıktır, esnektir ve ilk gün iş görmeye başlar. Bu rehber, tablonun güçlü olduğu işleri, zorlanmaya başladığı eşikleri ve sisteme geçme zamanının nasıl anlaşılacağını gösterir.
Excel’in güçlü olduğu işler
Hakkını teslim ederek başlayalım. Ürün çeşidi az, günlük hareket sayısı bir elin parmağını geçmiyor ve kaydı tek kişi tutuyorsa Excel iyi bir araçtır. Sütun eklemek dakika işidir, düzeltme aynı hücrede yapılır, kimseye eğitim gerekmez ve ek maliyet yoktur.
Bu koşullar sürdüğü müddetçe tablo işini görür. Sırf yaygın bir alışkanlık olduğu için yazılıma geçmek gerekmez; geçiş bir ihtiyaca cevap vermelidir.
Tablonun zorlanmaya başladığı eşikler
Zorlanma bir günde başlamaz; iş büyüdükçe belirli eşiklerde kendini gösterir.
Aynı dosyada birden fazla el. Kaydı iki üç kişi tutmaya başladığında kopyalar çoğalır. Dosya adları uzar, “son hâl kimde?” sorusu gündelik konuşmaya girer ve iki kopyada iki farklı sayı yaşamaya başlar.
Hücre bugünü gösterir, dünü anlatmaz. Tabloda 9 yazar; ama o sayının hangi girişlerden ve çıkışlardan oluştuğu görünmez. Sayım sonrası bir fark çıktığında iz olmadığı için araştırma tahmine döner. Sayım farklarının nereden doğduğunu ayrı bir yazıda incelemiştik.
Satılan ama depodan çıkmayan ürünler. Siparişi alınmış, sözü verilmiş ama henüz sevk edilmemiş ürünler tablodaki rakamın içinde erir. “Elde var” ile “söz verilmiş” ayrımı kaybolunca aynı ürün iki müşteriye satılabilir.
Kısmi işlemler. Siparişin yarısı gelir, sevkiyattan iki koli eksik çıkar, iade parça parça döner. Satırlar bölündükçe tablonun düzeni bozulur ve neyin tamamlandığı, neyin beklediği okunamaz hâle gelir.
Sessiz formül hataları. Yanlışlıkla silinen bir satır, toplamı kimseye haber vermeden değiştirir. Tablo hata verdiğinde değil, hata vermediğinde tehlikelidir; yanlış sayı da doğru sayı kadar kendinden emin görünür.
Sisteme geçme zamanının sinyalleri
Şu cümleler işletmede duyulmaya başladıysa eşik aşılmış demektir:
- Tabloyu güncel tutmak başlı başına bir iş hâline geldi; güne tablo düzelterek başlanıyor.
- “Dosyanın son hâli kimde?” sorusu haftalık rutine girdi.
- Sayım farkları iz sürülemediği için açıklanamadan kapatılıyor.
- Müşteriye stok bilgisi verirken tabloya değil, depoya sorulan telefona güveniliyor.
Geçerken neye bakmalı
Tablodan sisteme geçiş bir araç değişiminden fazlasıdır; seçim yaparken şu noktalara bakmak yerinde olur:
- Hareket geçmişi. Sistem yalnızca güncel sayıyı değil, o sayıyı oluşturan hareketleri de tutmalı. Fark çıktığında iz sürülebilmeli.
- Kayıt anı. Kayıt, işin yapıldığı yerde ve yapıldığı anda alınabilmeli. Barkodla mal kabul bunun için vardır; akşama ertelenen kayıt, tabloda yaşanan kopukluğu sisteme taşır.
- Kısmi süreç desteği. Kısmi mal kabul ve kısmi sevkiyat istisna değil, işin doğal parçası olarak yönetilebilmeli.
- Yetki ayrımı. Kimin neyi görebildiği ve değiştirebildiği tanımlı olmalı.
- Ekran sadeliği. Geçişin tutunması ekibin aracı benimsemesine bağlıdır; ekran, tabloyu arayan kişiye karmaşık gelmemeli.
Biz TechPerLab’de yayındaki ürünümüz Sevkora’yı bu geçiş için geliştiriyoruz. Stok hareketleri oluştuğu anda kaydedilir, sayının arkasındaki hareketler izlenebilir kalır; kısmi mal kabul ve kısmi sevkiyat işin doğal parçası olarak yönetilir.